analisis perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang pada CV.Traxnol computer

                                                                     I.        ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM

CV. Trax Nol Batu Urip nantinya akan mengembangkan sistem informasi manajemen persediaan barang sesuai dengan telah di rencanakan. Perkembangan dunia riteal sangat pesat, baik perkembangan dari segi pelayanan maupun teknologi yang digunakan. Beberapa tahun lalu mungkin usaha riteal hanya mengandalkan yang penting bisa menjual dan mengadakan barang kebutuhan konsumen. Sehingga banyak pengusaha riteal gulung tikar karena tidak mempunyai suatu sistem yang memadai untuk mendukung proses operasional usaha riteal. Sistem informasi ini perlu di tingkatkan karna persaingan di dunia bisnis sudah semakin ketat dan ada beberapa permasalahan yang perlu diatasi seperti kekeliruan jenis barang pada gudang persediaan di CV. Trax Nol Batu Urip. Permasalahan-permasalahan ini dapat menyebabkan penurunan efektifitas maupun efisiensi dari persediaan barang dan juga kinerja karyawan terhadap perusahaan.

Kekeliruan pada tingkat persedian barang di gudang menyebabkan terjadinya kendala dalam stok pesediaan penjualan barang terutama pada tahun 2013. Di tahun ini tingkat kekeliruan di perkirakan bisa terjadi lagi apabila tidak segera di atasi. Untuk ini maka perlu penganalisisan sebelum melakukan desain suatu sistem informasi yang baru untuk mengatasinya.

                                                                           II.        PERMASALAHAN-PERMASALAHAN

Permasalahan-permasalahan yang terjadi ini telah diutarakan di tahap perencanaan sistem, yaitu sebagai berikut:

1.  Persediaan barang di gudang yang sering habis mengakibatkan kurang optimalnya pelayanan pemesanan barang oleh konsumen.

2.  Sering terjadinya kekeliruan pada jenis barang di gudang persediaan barang.

3.  Terjadinya penumpukan stok (over stok) barang karena yang di pesan tidak sesuai (permintaan tidak sesuai dengan persediaan).

4.  Pengendalian manajemen yang kurang efektif.

5.  Kontrol stok barang tidak bisa diketahui sewaktu-waktu.

                                                                          III.        IDENTIFIKASI PENYEBAB MASLAH

Permasalahan-permasalahan tidak terjadi dengan sendiri-nya tetapi mesti ada yang menyebabkanya sehingga permasalahan itu timbul dan team harus untuk dapat memecahkan permasalahan tersebut. Kami mengidentifikasi penyebab dari masalah-masalah yang terjadi sebagai berikut ini:

1.    Konsumen sering mengeluh karena pemesanan barang di CV. Trax Nol Batu Urip sering tidak sesuai,dan barang yang di pesan kebanyakan habis karena manajemen persediaan barang di CV. Trax Nol Batu Urip yang kurang baik. Penyebab masalah ini kami uraikan secara implisit dibawah ini:

a.    Barang yang dipesan sering tidak sesuai dengan pesanan konsumen.

b.    Pelayanan yang kurang baik pada konsumen karena stok barang sering habis.

2.    Kekeliruan yang sering terjadi di gudang persediaan barang menyebabkan sering tertukarnya jenis barang sehingga membingungkan karyawanya, masalah ini akan menyebabkan penurunan efesiensi dan efektifitas kerja karyawan terhadap perusahaan.

3.    Manajemen persediaan barang yang kurang baik sehingga mengakibatkan banyak barang yang menumpuk (over stok) dan juga barang yang kehabisan stok di gudang. (permintaan tidak sesuai dengan persediaan).

4.    Pengendalian manajerial yang kurang efektif. Masalah ini kami identifikasi disebabkan oleh kurangnya integrasi antara staf,karyawan,dan manager perusahaan serta elemen-elemen terkait di dalamnya. Dan juga mengenai kurang tersedianya data laporan yang berkualitas, sehingga manajer kesulitan atau dan tidak mempunyai dasar untuk mengambil sebuah keputusan pada CV.Trax Nol Batu Urip.

5.    Jumlah stok yang tidak bisa diketahui sewaktu – waktu, karena pada dasarnya tidak ada pencatatan yang kontinyu. Hal ini terjadi karena adanya keputusan yang menyebabkan proses perhitungan hanya dilakukan setiap satu bulan sekali.

Dengan demikian penyebab terjadinya masalah-masalah yang mampu kami identifikasi adalah sebagai berikut:

1.    Proses persediaan pemesanan barang oleh konsumen yang kurang baik karena stok barang yang sering tidak ada.

2.    Sering terjadi kekeliruan terhadap pemesanan  oleh pelanggan/konsumen.

3.    Tidak terintegrasinya antar elemn-elemen terkait di perusahaan, sehingga terjadi penurunan efektifitas dan efisiensi kerja karyawan terhadap perusahaan.

4.    Manajemen perusahaan yang buruk sehingga tidak terjalin komunikasi yang baik.

5.    Tidak tersedianya laporan yang berkualitas.

                                                                           IV.        IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN

Berdasarkan pada dokumen bagan alir sistem (flowchart) untuk sistem lama yang ada pada CV.TRAXNOL Batu Urip, kami mencoba untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan terjadinya penyebab masalah ini. Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan mengindentifikasi titik-titik keputusan ini, kami berusaha untuk melacak dari mana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi. Agar memperoleh solusi terbaik dalam pemacahan masalah ini.

1.    Penyebab masalah adalah proses persediaan pemesanan barang yang kurang baik dan Konsumen sering mengeluh karena barang yang di pesan sering kehabisan stok. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:

a.  Proses persediaan pemesanan barang pada CV. Trax Nol Batu Urip yang kurang baik. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tidak efektifnya kerja karyawan dan berdampak terhadap pelayanan kepada langganan menurun. Proses pemesanan barang adalah proses dimana terdapat beberapa point penting yaitu:

a)    Struktur biaya persediaan

b)    Penentuan berapa besar persediaan barang yang di butuhkan

c)    kapan pemesanan harus dilakukan

b.    Layanan terhadap konsumen kurang memuaskan dalam pengorderan di gudang persediaan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kurang baik bila waktu tidak efisien. Pelayanan terhadap konsumen terhadap barang yang di pesan di gudang persediaan barang merupakan hal yang urgen dan harus di optimalkan.

2.    Penyebab masalah adalah sering terjadinya kekeliruan pada jenis barang pada gudang persediaan barang sehingga barang yang dikirim sering tidak sesuai Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:

a.    “Kebenaran data difaktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah.

b.    “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman.

3.    Penyebab masalah adalah Tidak terintegrasinya antar elemn-elemen terkait di perusahaan, sehingga terjadi Penurunan efektifitas dan efisiensi kerja karyawan terhadap perusahaan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah ini adalah

a.    Biasanya kepemimpinan manager yang tidak baik terhadap bawahan dan karyawanya.

4.    Penyebab masalah adalah kurang tersediannya laporan yang berkualitas Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “Proses pembuatan laporan” di bagian akutansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada lemah.

Dengan demikian titik-titik keputusan penyebab masalah yang dapat kami identifikasi adalah sebagai berikut ini:

1.    Proses persediaan pemesanan barang yang kurang baik.

2.    Sering kehabisan stok barang.

3.    Sering terjadi kekeliruan jenis barang.

4.    Tidak terintegrasinya antar elemn-elemen terkait di perusahaan.

5.    kepemimpinan manager yang tidak baik terhadap bawahan dan karyawanya.

6.    Komunikasi yang tidak terjalin dengan baik.

7.    Proses pembuatan faktur di bagian billing.

8.    Kebenaran data di faktur di bagian billing.

9.    Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman di bagian billing

10. Proses pembuatan laporan di bagian akutansi.

                                                                               V.        PENELITIAN YANG DILAKUKAN

Kami telah dapat mengidentifikasikan apa penyebab dari masalah dan dimana terjadinya masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan apakah benar masalah ini terjadi, maka kami perlu melakukan penelitian yang terinci. Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Teknik pengumpulan fakta yang kami gunakan adalah wawancara, pengamatan (observasi) dan pengambilan sampel (sampling). Penelitian yang telah kami lakukan adalah sebagai berikut ini.

                                                                                                 VI.        HASIL  ANALISIS

 Dari hasil penelitian yang telah dikumulkan dan telah kami analisis, maka kami analisis, maka kami dapat memberikan hasil sebagai berikut ini .

ANALIS DISTRIBUSI PEKERJAAN

Tugas dan tangungjawab untuk tiap-tiap personil  dan unit organisasi di CV Trek Nol Batu Urip telah di definisikan dan di terapkan dengan jelas. Hal ini dapat di ketahui deskrepsikan dengan pekerjaan yang telah di buat untuk masing-masing personil dan dari hasil observasi juga dapat menunjukan hal ini. Pendistribusian pekerjaan kepada tiap-tiap personil harus sesuai dengan tugas dan tangung jawab juga kemampuan personil.

ANALISIS KENDALAN

Adapun hasil yang kami peroleh dari observasi pengambilan sampel data berikut ini. Untuk proses pembuatan pembelian dan penjualan, para personil sering kali melakukan kesalahan , walaupu ahirnya langsung di benarkan. Pekerjaan yang yang tidak efektif ini mengakibatkan juga pekerjaan efesien karena adanya proses membenarkan kesalahan-kealahan yang di buat. Besarnya tingkat  yang kami observasi selama 3 hari untuk proses manajemen persediaan barang di gudang CV.Trak Nol Batu Urip rata-rata 8,25%

ANALISIS DOKUMEN

Dokumen-dokumen yang di gunakan di sistem ini adalah dengan cara pencatatan barang, kwitansi, laporan jenis barang, faktur barang.

ANALISIS LAPORAN DAN KEBUTUHAN INFORMASI

Laporan hasil yang mereka gunakan ini dengan cara lama yaitu dengan menyerakan hasil laporan harian mereka yang telah di data dari persediaan barang. Hasil analisis laporan kebutuhan informasi

ANALISIS TEKNOLOGI

Teknologi yang ia gunakan selama ni yaitu sistem yang lama masih membutukan banyak personil serta perlengkapan-perlengkapamya lainya. Sedangkan perlengkapan yng akan kami analisis yaitu analisi keperluan, untuk mengetahui keperluan dari  pembuatan sistem  baru.jumlah karyawan yang di butukan untuk mengpraskan sebuah sistem ini nantinya,pembutan laporan persedian barang, pebuatan faktur, pembuatan kwitansi/nota.

VII. KESIMPULAN ANALISIS

Dari beberapa tahap analisi kami pisahkan untuk kelompok analisis, yang akan kami rangkai berdasarkan permasalahan yang terjadi.

Ø  Persedian barang yang masih terbatas.

Ø  Stok barang yang sering kehabisan.

Ø  Manajemen persediaan barang yang buruk.

Ø  Sering terjadi penumpukan barang Overstok

Ø  Pembuatan kwitansi/nota yang di lakukan secara manual.

Ø  Banyaknya persaingan.

Ø  Tidak terintegrasi antar elemen perusahaan.

Ø  Komunikasi yang kurang terjalin secara baik.

Ø  Pendataan karyawan masih di lakukan dengan cara biasa.

Itulah beberapa point penting dalam permasalahan yang terjadi pada proses penganalisisan di CV.Trax Nol Batu Urip 

VIII.REKOMANDASI UMUM

Setelah kami selesai melakukan analisis pada sistem ini, maka akan terus mengembangkan sustem ini ke tahap selanjutnya. Setelah hasil analisis kami sudah di ketahui secara jelas apa saja masalah yang terjadi dan bagaimana mengatasi masalah tersebut. Masalah ini dapat di atasi dengan sebuah sistem yang akan di dirancang.  Setelah tahap analisis ini telah di setujui oleh pihak pimpinan, maka kami akan melakukan ke tahap selanjutnya, dimana sistem yang baru ini dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem informasi yang di perlukan. Pada tahap  ini, kami menyimpulkan bahwa sistem baru yang telah kami rencanakan ,dari hasil analsis kami mengalami sedikt masalah yang memaksa bahwa kami harus merubah sedikit sistem yang telah di rencanakan.